ספק חדש יכול להציע מחיר מצוין, לוח זמנים קצר והמלצות משכנעות. העסקה עדיין דורשת בדיקה. כאשר מעבירים מקדמה, נותנים גישה למידע או מסתמכים על הספק בפרויקט מרכזי, הכשל שלו הופך במהירות לבעיה של הלקוח. בדיקה מוקדמת אינה מבטיחה שהכול יעבוד, אך היא מאפשרת לזהות פערים ולבנות תנאים שמתאימים לרמת הסיכון.
שם מסחרי ולוגו אינם ישות משפטית. מבקשים שם מלא ומספר חברה או עוסק, ומשווים אותם להצעה, לחשבונית, לחשבון הבנק ולחוזה. ברשם החברות ניתן לקבל מידע בסיסי ללא תשלום ולהפיק נסח חברה מלא. המידע הרשמי עוזר לבדוק שהחברה קיימת ולזהות פרטים שנרשמו, אך הוא אינו קובע שהספק יציב או מתאים לפרויקט.
אם איש הקשר מבקש לשלם לגוף אחר, צריך להבין את הקשר ולתעד אותו. לעיתים יש לכך הסבר תקין, כמו חברת גבייה או קבוצה עסקית. אם אין התאמה בין החוזה, החשבונית והמוטב, לא ממשיכים מתוך הנחה שזה עניין טכני.
חברה פעילה אינה בהכרח בעלת הניסיון שנדרש. מבקשים דוגמאות לפרויקטים דומים, משוחחים עם לקוחות ומבררים מי יבצע בפועל את העבודה. בפרויקט ארוך כדאי להבין כמה מהפעילות תלויה באדם יחיד, בקבלן משנה או בספק מחו"ל.
המלצה טובה כוללת הקשר. ספק שקיבל שבחים על עבודה קטנה לא בהכרח ערוך לפרויקט בהיקף גדול. שואלים על עמידה בזמנים, טיפול בתקלות ושינויים במחיר. תשובה מדויקת חשובה יותר ממשפט כללי כמו "הם מצוינים".
בדיקת KYB עוזרת לרכז מידע על תאגיד לפני התקשרות. אפשר להצליב מידע ציבורי גם באמצעות DBI ו-GetSwot. כל מקור מציג שכבה אחרת וקצב העדכון עשוי להשתנות, ולכן לא מסתמכים על שורה אחת או על ציון יחיד.
מחפשים שינויים תכופים, כתובות שאינן תואמות, הליכים משפטיים רלוונטיים וסימנים לכך שהפעילות בפועל שונה מההצעה. אף סימן לבדו אינו הוכחה לבעיה. כמה פערים ללא הסבר כן מצדיקים העמקה או שינוי בתנאי העסקה.
ספק תוכנה חדש מבקש מחצית מהתשלום מראש. החברה צעירה ואין לה היסטוריה ארוכה, אך הצוות מנוסה ומציג לקוחות אמיתיים. במקום לפסול או לשלם הכול, אפשר לחלק את הפרויקט לאבני דרך, לקשור תשלום למסירה, להגדיר בעלות על הקוד ולשמור אפשרות יציאה. הבדיקה לא נתנה תשובת כן או לא. היא עזרה לבחור מבנה עסקה נכון יותר.
רושמים אילו מקורות נבדקו, באיזה תאריך ומה דרש הסבר. שומרים את המסמכים שעליהם הסתמכה ההחלטה ואת התשובות שקיבלנו מהספק. בפרויקטים מתמשכים קובעים נקודת בדיקה נוספת, במיוחד אם היקף העבודה גדל או מתחלפים בעלי תפקידים.
המטרה אינה להכביד על כל רכישה קטנה. בדיקה צריכה להיות מידתית לסכום, לרגישות המידע ולנזק האפשרי. ככל שהתלות בספק גבוהה יותר, כך נכון להשקיע יותר בזיהוי, בהצלבה ובחוזה שמתרגם את הממצאים להגנות מעשיות.